Kilka praktycznych rozwiązań, które usprawnią przeprowadzkę firmy. Triki na 2020 rok

Przeprowadzka to bez wątpienia ogromne przedsięwzięcie, wymagające świetnej logistyki, bardzo dobrej organizacji oraz pozytywnego nastawienia. Jeżeli przeprowadza się firmę, zmieniając jej siedzibę, dodatkowo przydadzą się też silne nerwy. Wybór odpowiedniej firmy, która zajmie się transportem rzeczy oraz dokumentów, jest w tym wypadku kluczowy.

Pierwszy krok, czyli dobry plan przeprowadzki firmy

Wszystko musi pójść przecież w miarę szybko i sprawnie, aby nie generować strat finansowych związanych ze zbyt długim przestojem. Warto poznać kilka dobrych rad oraz trików, dzięki którym firmowa przeprowadzka będzie po prostu wyzwaniem, a nie niekończącym się stresem.

Im bardziej logistycznie skomplikowane zadanie, tym więcej czasu powinno się poświęcić na jego zaplanowanie. Naprawdę nie ma sensu działać bez wcześniejszego przygotowania. Organizując przeprowadzkę biura, warto zatem dokonać bardzo szczegółowego spisu wszystkich rzeczy, począwszy od mebli biurowych oraz sprzętu, poprzez pudła z dokumentami i segregatorami. Taka lista powinna pozostać w rękach menagera. Każde pudło warto dodatkowo opisać, oznaczając, co jest w środku.

Dane wrażliwe 

Warto pamiętać o tym przy przeprowadzce firmy, że współcześnie bardzo duży nacisk kładzie się na prawidłową ochronę danych osobowych. Żadne dokumenty zawierające takie dane nie powinny być traktowane w sposób niefrasobliwy. Najlepiej wszystkie pudła z aktami i dokumentami dodatkowo oznaczyć i przewieźć jednym transportem. Niech nadzoruje to ktoś z firmy, na przykład jadąc za wozem firmy przeprowadzkowej do nowej siedziby. Warto też po prostu odpowiednio okleić pudła, tak by z łatwością udało się zidentyfikować to, czy były one otwierane. 

Dla przypomnienia, czym są dane wrażliwe? To:

• imiona i nazwiska wraz z adresem
• numery telefonów
• numery PESEL
• numer dowodu

To wszelkie dane umożliwiające identyfikację konkretnych osób, a zatem również zdjęcia, które mogą znajdować się chociażby w teczkach osobowych. 

Pakowanie i oznaczanie pudeł i kartonów

Jedno z najważniejszych zadań podczas przeprowadzki to prawidłowy sposób zabezpieczenia bardziej delikatnych przedmiotów, które mogłyby ulec zniszczeniu w transporcie. Dobra firma przeprowadzkowa zrealizuje usługę odpowiedniego zabezpieczenia, bo jej pracownicy posiadają wszelkie niezbędne akcesoria do bezpiecznego pakowania. Można do tego celu wykorzystać różnego rodzaju specjalne bezpieczne pudełka do transportu, zabezpieczenia z folii bąbelkowej czy styropianu. Warto też poprosić o odpowiednie oznaczenie pudeł, na przykład naklejką informującą o tym, że w środku znajdują się przedmioty delikatne i kruche. Taka informacja powinna wpłynąć między innymi na sposób ustawienia pudeł w samochodzie oraz na sposób ich przenoszenia z punktu a do punktu b. 

Demontaż i montaż mebli

Przeprowadzka firmy polega na przeniesieniu również wielkogabarytowych elementów wyposażenia biura. To wszelkie meble biurowe, takie jak biurka i krzesła, odpowiednio wzmocnione szafy, stoły na sprzęt biurowy, oraz inne. Dobrze jest skorzystać z usług firmy przeprowadzkowej, która w pakiecie swoich usług ma demontaż i montaż mebli po przywiezieniu ich do nowej lokalizacji. Dzięki temu uniknie się niezwykle czasochłonnego składania mebli. Czasami do przewiezienia są elementy wyposażenia biura robione na wymiar, na przykład lady i kontury, lub też wielkogabarytowe sejfy o dużej wadze. Warto wcześniej ustalić, czy firma oferuje transport tego typu. Wszystko jest uzależnione między innymi od floty, jaką dysponuje. Dostarczenie kartonowych pudeł pod nowy adres nie jest tak dużym wyzwaniem, jak przewożenie maszyn, dużego sprzętu biurowego czy innych wielkogabarytowych elementów. 

Zmiana danych teleadresowych firmy

Przeprowadzka to mnóstwo zamieszania i stresu, obawa, czy wszystko pójdzie zgodnie z planem i założeniami, ale też radość i ekscytacja z nowego miejsca. To prawdziwa mieszanka uczuć. Manager firmy lub osoba zarządzająca muszą mieć jednak głowę na karku, tak by kontrolować i nadzorować cały proces przeprowadzania się. W całym tym zamieszaniu absolutnie nie mogą zapomnieć o tym, aby o nowym adresie szybko dowiedzieli się klienci.